E-Rechnung: Was kleine Betriebe bis 2028 wissen müssen

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für Geschäfte zwischen Unternehmen. Viele kleine Betriebe haben davon bisher wenig gemerkt, denn die Pflicht kommt in Stufen. Hier steht, was schon gilt, was noch kommt und wie Sie sich mit wenig Aufwand vorbereiten.

Was eine E-Rechnung ist, und was nicht

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das vor allem XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC WL).

Eine normale PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung, auch wenn sie per E-Mail kommt. Sie gilt rechtlich als sonstige Rechnung. Eine XRechnung dagegen ist eine XML-Datei, die ohne passendes Programm kaum lesbar ist. ZUGFeRD verbindet beides: ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten.

Seit 2025: Alle müssen E-Rechnungen empfangen können

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus. Ablehnen können Sie eine E-Rechnung nicht, wenn Ihr Lieferant sie schickt.

Wer eine XRechnung bekommt, muss sie also öffnen, prüfen und aufbewahren können. Buchhaltungsprogramme wie Lexware Office, sevDesk oder DATEV lesen E-Rechnungen direkt ein. Für den schnellen Blick in eine einzelne Datei gibt es kostenlose Werkzeuge, zum Beispiel unseren Rechnungsleser. Er zeigt E-Rechnungen im Browser an und prüft sie, ohne sie hochzuladen.

Ab 2027 und 2028: Die Pflicht zum Versenden

Beim Versenden gelten Übergangsfristen:

• Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papierrechnungen ausstellen. PDF-Rechnungen per E-Mail sind erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt.
• Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr E-Rechnungen verschicken.
• Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen noch bis Ende 2027 Papier- und PDF-Rechnungen ausstellen.
• Ab 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen.

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres. Für 2027 zählt also Ihr Umsatz aus 2026.

Ausnahmen

• Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, auch nicht ab 2028 (§ 34a UStDV). Empfangen müssen sie trotzdem können.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise sind ausgenommen.
• Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen in Deutschland.

Aufbewahren: Die Datei zählt, nicht der Ausdruck

Eine E-Rechnung bewahren Sie in ihrer elektronischen Form auf, also die XML- oder ZUGFeRD-Datei selbst, unveränderbar und auffindbar nach den GoBD. Ein Ausdruck auf Papier reicht nicht. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit 2025 in der Regel acht Jahre.

So bereiten Sie sich vor

1. Prüfen Sie, ob Ihr Buchhaltungsprogramm XRechnung und ZUGFeRD einlesen und erstellen kann.
2. Richten Sie eine feste E-Mail-Adresse für eingehende Rechnungen ein, zum Beispiel rechnung@ihr-betrieb.de, und teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit.
3. Klären Sie mit Ihrem Steuerbüro, wie die Dateien archiviert werden.
4. Stellen Sie Ihre eigenen Rechnungen rechtzeitig um: bis Ende 2026, wenn Sie mehr als 800.000 Euro Umsatz haben, sonst bis Ende 2027.
5. Lassen Sie wiederkehrende Arbeit automatisch laufen. Rechnungen aus dem Postfach lassen sich auslesen und direkt an die Buchhaltung übergeben.

Wie wir helfen

Wir richten den Belegeingang so ein, dass Rechnungen aus dem Postfach automatisch erkannt, ausgelesen und für Lexware Office, sevDesk oder Ihre Buchhaltung vorbereitet werden. Sie prüfen nur noch und geben frei. Schreiben Sie uns, wenn Sie das für Ihren Betrieb klären möchten.

Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Für Ihren Einzelfall ist Ihr Steuerbüro der richtige Ansprechpartner. Stand: Oktober 2026.